شناسنامه پروژه

1- هدف: هدف از تدوين اين استاندارد ، يكپارچه سازي تعاريف، مفاهيم، كاربرد و  استفاده از شناسنامه پروژه مي باشد.

2- محدوده اعتبار: اين استاندارد در سطح  گروه صنعتي ايران خودرو قابل استفاده مي باشد.

3- مفاهيم و علائم

3/1 تعريف و علائم: شناسنامه پروژه مدركي مكتوب است كه به عنوان توافقنامه بين واحد مجري و واحد مشتري/ نماينده مشتري  تنظيم مي گردد.

توجه : واحد مجري واحدي است كه پروژه را تعريف و اجرا مي كند و واحد مشتري/نماينده مشتري، در ايران خودرو معاونت كيفيت است.

3/2كاربرد:

ü       مشخص نمودن انتظاراتي كه از تيم وجود دارد

ü        نگاه داشتن تيم به صورت متمركز

ü       تعيين گامهاي اصلي مراحل اجراي پروژه

ü       تعيين شاخص  و هدف پروژه

3/3 نقاط قوت ابزار

• مشخص كردن چارچوب كلي پروژه ها
• مستند نمودن تعهد مديريت براي اجرا و پشتيباني از پروژه
• وجود فرمت يكسان براي واحد هاي مختلف جهت تعريف پروژه بهبود

4- ضوابط

4/1 مراحل اجراي ابزار

تعيين و ثبت آيتم هاي زير در فرم شناسنامه پروژه

توجه:  شماره هاي ذكر شده زير در مثال پيوست درج گرديده است لطفا قبل از مرور آيتمهاي زير مثال را مشاهده فرماييد.

1-       معاونت و مديريت واحد مجري 

2-       شماره ويرايش شناسنامه پروژه

3-       تاريخ آخرين ويرايش

4-       عنوان پروژه ( دقت فرماييد در اين قسمت شرح اقدامات اصلاحي درج نشود بلكه دقيقا پروژه ذكر گردد.بطور مثال: كاهش/افزايش/بهبود ...)

5-       كد پروژه ( كد پروژه از طرف معاونت كيفيت ارائه مي گردد)

6-       تاريخ شروع پروژه

7-       درخواست دهنده پروژه / منبع اصلي مشاهده ايراد

     توجه : درخواست دهنده پروژه ، مشتري براي واحد مجري است كه ايراد در آنجا مشاهده مي شود. ضروريست تا درخواست دهنده،شاخصي عددي و قابل محاسبه براي مسئله داشته و عدم رضايت را بر اساس آن شاخص ارائه دهد.

8-         ضريب: ميزان ارزش پروژه بر اساس ميزان منابع مورد نياز براي اجراي آن مي باشد.( از طرف معاونت كيفيت محاسبه و اعلام مي گردد)

9-          تاريخ پايان پروژه

حداكثر دوره زماني تاريخ شروع تا پايان پروژه شش ماه مي باشد.

10-         دامنه و قلمرو پروژه  

     دامنه يا قلمرو، محدوده فعاليت هاي پروژه را مشخص مي نمايد .

11-         روش مورد استفاده

         متد مورد استفاده براي انجام پروژه را مشخص مي كند . اين متد مي تواند شامل كليه روشهاي حل مسئله مانند شش سيگما ، كايزن ،هفت گام حل مسئله، QC Story ، و ... باشد .

12-    نوع مشتري ( درون واحدي- مشتري داخلي – خدمات پس از فروش(مشتري نهايي)- كيفيت - ايمني )

13-    مدير پروژه ( اين فرد بايستي قدرت سازماني جهت حل مشكلات سازماني پروژه را داشته باشد)

14-    راهبر پروژه ( اين فرد بايستي قدرت اجرايي جهت حل مشكلات تيم پروژه را داشته باشد)

15-    مشاور پروژه : نماينده معاونت كيفيت است ، در حال حاضر كارشناسان مديريت طرحريزي كيفيت / اداره ارتقاء و يكپارچه سازي ابزارهاي كيفي مسئوليت مشاوره و نظارت بر پروژه را به عهده دارند.

16-    نماينده معاونت : فردي است از واحد مجري ، كه پيگير انجام پروژه هاي بهبود مي باشد. مسئوليت ايشان نظارت و جمعبندي كل پروژه ها و كنترل پيشرفت آنها ، آموزش داخلي،انتقال اطلاعات بين مشاور پروژه و مديران پروژه ها، همچنين هماهنگي انجام مميزي هاي ماهيانه مي باشد.

17-    اعضاي تيم پروژه : افرادي كه شناخت كافي نسبت به پروژه مورد نظر داشته و در پيشبرد آن همكاري دارند. ضروريست به همراه نام فرد، سازمان ايشان نيز ذكر شود.

18-    كارشناس متخصص حل مسئله: وظيفه ايشان در تيم علاوه بر همكاري اجرايي در تيم كاري ، فرهنگ سازي استفاده از ابزارهاي كيفي است.

19-    برنامه زمان بندي كه شامل آيتم هاي زير است :

a.       - شاخص ( ها )

 شاخص معيار قابل اندازه گيري براي سنجش روند عملكرد پروژه است كه بر مبناي عنوان پروژه تعيين مي شود .

b.       - مقدار واقعي در مبنا

 مقدار شاخص مورد نظر در دوره 3 يا 6 ماهه قبل از تعريف  پروژه اندازه گيري شده و به عنوان مبنا درج مي گردد.

c.       - هدف

منظور، مقدار شاخص پروژه است كه پس از فاز  بهبود ( پس از پايان يافتن اقدامات اصلاحي )  لازم است به آن دست يابد.

 توجه : دستيابي به هدف بايد در آخر فاز بهبود اتفاق بيافتد و در فاز كنترل فقط نسبت به ثابت نگه داشتن آن اقدام شود.

توجه: به منظور آشنايي با روش هدف گذاري به راهنماي ابزار SMART به شماره 2949915018 مراجعه فرماييد.

d.       - عنوان فاز / فعاليت

 فازهاي انجام پروژه هاي بهبود شامل پنج فاز تعريف ، اندازه گيري ، آناليز، بهبود و كنترل مي باشد.ليكن اين فازها الزام آور نبوده و بر اساس نوع روش حل مسئله انتخاب شده در رديف 10 تغيير مي نمايد.

e.       - شرح اقدام / اقلام تحويلي

   گامهاي اصلي در هر فاز تعيين شده و اقلام تحويلي هر فعاليت مشخص مي گردد.

f.        - نحوه صحه گذاري اقدام(توسط مهندسي مرتبط) منظور از اين بند تاييد صحت برنامه تعيين شده است نه نتيجه آن.به عبارت ديگر، چه كسي تاييد مي كند كه كار درستي تعريف شده است.

g.       - تاريخ شروع

   تاريخ شروع هر فاز را مشخص مي كند .

h.       - تاريخ پايان

    تاريخ پايان هر فاز را مشخص مي كند .

i.           18-9 واحد تاييد كننده / مشتري نهايي

j.            مشتري نهايي پروژه، واحد درخواست دهنده است كه نتايج بهبود بدست آمده در پروژه را در  پايان هر فاز( در صورت وجود نتايج در آن فاز)  تاييد مي نمايد. منظور از اين بند تاييد صحت نتيجه  برنامه تعيين شده است.

20-      منابع مورد نياز و توضيحات تكميلي

                 در صورت لزوم امكانات مورد نياز براي انجام پروژه در اين قسمت ليست مي شود. اين امكانات مي تواند شامل نيروي انساني ، گزارشات مورد نياز و ... مي باشد . در ضمن توافقات خارج از برنامه بين مجري و مشتري نيز در اين قسمت درج مي گردد.

21-      تهيه كننده

                 فردي كه شناسنامه را تهيه كرده است. معمولا اين كار توسط راهبر پروژه انجام مي شود.

22-    بررسي كننده ( مشاور پروژه ):

 مشاور پروژه وظيفه دارد كليه اطلاعات را كنترل و در صورت وجود هر مغايرت آنرا به تهيه كننده اعلام نمايد.

23-    تاييد كننده ( مدير پروژه ):

مدير پروژه مطالب درج شده را تاييد مي نمايد.

24-     تاييد كننده ( رئيس  اداره ارتقاء و يكپارچه سازي ):

به عنوان نماينده مشتري لزوم تعريف اين پروژه را تاييد مي كند.

25-     تصويب كننده ( معاونت واحد مجري مي باشد):

مسئوليت انجام پروژه در آن معاونت را پذيرفته و تصويب مي نمايد.

 پيوست ها :

7/1 فرم شناسنامه پروژه

7/2 راهنماي تكميل شناسنامه پروژه